報連相ができない部下への対応方法｜原因と改善策を解説

1.はじめに

「報告が遅い」「問題が起きても相談してこない」など、部下の報連相に悩んでいる管理職の方もいらっしゃるでしょう。

その背景には、部下が報連相の必要性を理解していなかったり、上司に話しづらいと感じていることや職場のルール、環境が影響している場合があります。

そのため、本人への注意や指導だけで解決しようとせず、原因にあった対応をすることが必要です。

本記事では、部下が報連相をしない主な原因、上司としての関わり方、報連相を定着させるためのルールや職場環境の作り方を解説します。

2.報連相ができない「３つの原因」

ここでは、部下が報連相できない主な原因を、３つに分けて見ていきます。

１.報連相の目的・必要性を理解していない

部下が報連相できない理由の一つに、報連相の目的や必要性を十分に理解していないことが挙げられます。

例えば、「自分で解決できることなら、報告や相談は必要ない」と考えている場合もあるでしょう。

そのような認識を持っていると、上司や周囲への報告や相談をしないことがあります。

２.報告したら怒られる・否定されると感じている

上司へ報告や相談をすること自体に、部下が心理的な不安を感じている場合もあります。

例えば、過去にミスを報告した際に強く叱責されたり、相談した内容を否定された経験が重なると、報告や相談をためらうようになります。

その結果、問題が起きてもすぐに報告できなかったり、相談を先延ばしにしたりすることがあります。

３.報連相しやすい環境が整っていない

職場のルールやコミュニケーション環境が影響している場合もあります。

報連相に関するルールが曖昧だと、部下がどのような場面で何を報告・相談をすべきか、わからなくなることがあります。

また、上司がいつも忙しそうにしていたり、日頃から話す機会が少なかったりすると、部下も上司に話しかけづらくなります。

その結果、必要な報告や相談が遅れたり、行われなかったりする場合があります。

3.報連相できない部下への対応方法

報連相の必要性を理解していない部下と、報告や相談をためらっている部下では、上司の関わり方も異なります。

ここでは、それぞれの場合の対応方法を見ていきます。

１.報連相の必要性を理解していない場合

報連相の必要性が十分に理解できていない部下には、「なぜ報告や相談が必要なのか」ということを、業務との関係も含め、具体的に伝えましょう。

例えば、報告が遅れたことでどのような問題が起こるのか、相談することでどのような問題を防げるのかを、実際の事例とあわせて説明するとよいでしょう。

２.報告や相談をためらっている場合

報告や相談をためらっている部下には、日頃から上司から声をかけるなど、話しかけやすい関係をつくり、報告や相談があったときは、まず話を聞くことが大切です。

その上で、報告内容に問題があったり、報告が遅かったりした場合は、その点についてきちんと指摘し、指導する必要があります。

その際、「なんでもっと早く言わないんだ」「それくらい自分で判断できないのか」など、部下が声をかけることをためらうような言い方は避けましょう。

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４.報連相を個人任せにしない「３つの仕組み」

報連相を個人任せにしないためには、組織として「報連相ができる仕組み」を整えることが大切です。

ここでは、報連相を個人任せにしないための3つの仕組みを見ていきます。

１.ルールを明確にする

報連相を個人の判断だけに任せないために、どのような場合に報告・連絡・相談が必要なのか、あらかじめルールを決めておきましょう。

例えば、

• 納期に影響する問題が起きた場合は、すぐに上司へ報告する
• 顧客からの問い合わせ内容は、関係者にも連絡する
• 自分だけでは判断できない場合は上司へ相談する

など具体的なケースごとにルールを決めます。

報連相が必要なケースが明確になっていれば、部下も報告する・しないの分別がつけられます。

２.伝える手段や内容を決めておく

報連相のルールとあわせて、どのような手段で、何を伝えるのかも決めておきます。

例えば、緊急性の高い内容は口頭や電話で伝え、日々の進捗報告はチャットや共有ツールを使うなど、内容に応じて手段を決めておくと、部下も報連相をしやすくなります。

伝える内容については、「結論・現状・課題・対応案」など、目安となる報告項目をあらかじめ共有しておくとよいでしょう。

３.定期的に報告・相談できる場を作る

日頃から報告や相談ができるように、定期的に話す機会をつくっておくことも大切です。

例えば、ミーティングや1on1の時間をあらかじめ決めておけば、進捗状況や困っていることを共有しやすくなります。

また、上司から進捗状況や困っていることがないか確認することで、部下も話を切り出しやすくなります。

ただし、納期への影響やトラブルなど、早めに共有すべき内容は、定例ミーティングまで待たずに報告・相談する必要があると伝えましょう。

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４章のまとめ

まとめ

報連相ができない背景は一つではありません。

本人がその必要性を理解していない場合もあれば、上司に話しづらいと感じていたり、職場のルール・環境が影響している場合もあります。

最近、報告や相談が遅れたケースがあれば、本人への指導だけで終わらせず、報連相のルールや伝える手段、上司が報告を受けたときの対応に見直す点がなかったか振り返ってみましょう。