部下へのフィードバックのやり方｜実践のポイントをわかりやすく解説

なぜフィードバックを行うのか？

フィードバックを行う目的は、本人が自分の行動を振り返り、今後の仕事に生かせるようにすることです。

人は、自分のすべての行動を客観的に見られるわけではありません。

第三者から自分の行動について意見をもらうことで、自分では気づきにくい良かった点や改善した方がよい点を知ることができます。

フィードバックの進め方

ここでは、フィードバックを行う際の基本的な流れを見ていきます。

【STEP1】伝える内容は事前に整理しておく

フィードバックを行う際は、ぶっつけ本番で話すのではなく、「何について」「何を伝えるのか」を事前に整理しておきます。

部下のどの行動が良かったのか、どこに改善が必要なのかを振り返り、実際の発言や行動、成果など、判断の根拠となる事実も確認しておきましょう。

具体的な事実をもとに伝えられるよう準備しておくと、自分の印象だけに偏ったフィードバックになりにくいでしょう。

【STEP2】本人の考えや事情を確認する

改善が必要だと感じた場合は、上司側の判断だけで話を進めず、なぜそのように進めたのか、本人の考えや事情も確認することが大切です。

話を聞いていく中で、実は上司の指示や伝え方に問題がある場合もあります。

例えば、上司が「報告書を今日中に提出して」と伝えていた場合、上司は「定時まで」のつもりでも、部下は「23:59までに提出すればよい」と受け取っているかもしれません。

部下側も、期限が曖昧であれば確認し、上司側も「17時まで」のように具体的な時間をはっきりと伝える必要があります。

フィードバックでは、本人の話を聞いた上で、どこを見直す必要があるのかを考えることが大切です。

【STEP3】状況・行動・影響は具体的に伝える

フィードバックを行う際に、「良かった」「もっと確認してほしい」といった伝え方では、どこが良かったのか、何を見直せばよいのか分からないと思う人もいます。

こうした内容を具体的に伝える際に使えるフレームワークの一つにSBIがあります。

SBIは、Situation（状況）、Behavior（行動）、Impact（影響）の3つで構成されています。

例えば、良かった点を伝える場合は、「昨日の営業会議では（状況）、最初に結論を伝えてから説明に入っていたので（行動）、話の内容が理解しやすかった（影響）」と伝えれば、どこが良かったのか理解しやすくなります。

改善してほしい点を伝える場合は、「今回の報告書では（状況）、数値の確認漏れが2か所あり（行動）、あとから修正が必要になったので（影響）、今後は提出前に数値を確認してください」と伝えると、何を見直せばよいのか理解しやすくなるでしょう。

【まとめ】フィードバックの進め方

フィードバックを行う時のポイント

フィードバックを行う時は、伝える内容はもちろん、タイミングや伝える量、場所にも気を配る必要があります。

【POINT1】時間を空けずに伝える

フィードバックは、内容をお互いが覚えているうちに行いましょう。時間が経つと、当時の状況についての記憶も薄れていきます。 

例えば、今日の出来事について、翌日に振り返る場合と1週間後に振り返る場合では、思い出せる内容にも差が出てきます。

ただし、早ければよいというわけではありません。相手が落ち着いて話を聞けるタイミングを選ぶことが大切です。

【POINT2】改善点に優先順位をつける

改善してほしい点が複数ある場合は、いったんすべて伝えた上で、どれから取り組むのかを明確にします。

例えば、「報告のタイミング」「資料の内容」「仕事の進め方」の3つが気になった場合でも、「まずは報告のタイミングから見直してみよう」と伝えれば、本人も何から取り組めばよいのか、理解しやすくなります。

【POINT3】フィードバックする場所を選ぶ

良い点についてフィードバックする場合は、本人以外に人がいる場で伝えても問題ありません。

一方で、改善してほしい点についてフィードバックする場合は、できるだけ周囲に人がいない場所で伝えましょう。

人前で改善点を指摘されることは、本人にとって心理的な負担になる場合があります。

会議などで、どうしてもその場で伝える必要がある場合は、必要なことだけを伝え、詳しい話は後で本人と話すようにします。

【まとめ】フィードバックを行うときのポイント

フィードバックに役立つスキル

フィードバックを行う際は、伝える力だけでなく、相手の話を聞いたり、必要なことを引き出したりする力も必要です。

相手の話を聞く力

フィードバックでは、相手の話から本人の考えや状況をつかむ力も必要です。

話を聞くときは、言葉だけでなく、話し方や表情などにも目を向けます。

また、途中で「それは違う」「こうした方がよい」と口を挟まず、まずは相手の話を最後まで聞きましょう。

相手が何を考え、なぜそのように行動したのかを知るためにも、相手の話をきちんと聞くことが大切です。

本人の考えを引き出す質問力

フィードバックでは、聞く力に加えて、本人がそのとき何を考え、なぜそのように進めたのかを引き出す質問力も必要です。

話を聞くだけでは分からないことがあれば、「その時はどう考えていた？」「どこで難しいと感じた？」など、本人が自分の考えを話しやすい聞き方をします。

「なぜできなかったの？」のように、責められていると感じる聞き方は、避けた方がよいでしょう。

改善が必要な場合は、「次はどうすればよいと思う？」と聞き、本人自身に次の行動を考えてもらうことも大切です。

【まとめ】フィードバックに役立つスキル

まとめ

フィードバックは、本人が自分の行動を振り返り、今後の仕事に生かすために行います。

実際に行う際は、事前に内容を整理し、本人の考えや事情を確認した上で、状況・行動・影響を具体的に伝えます。また、タイミングや伝える量、場所にも気を配りましょう。

フィードバックする側から見えていることが、必ずしもすべてではありません。

相手の話を聞きながら、次の仕事に生かせるフィードバックを心がけましょう。