ナレッジマネジメントが失敗する原因とは？｜うまくいっていないサインと対策を解説

ナレッジマネジメントがうまくいっていない5つのサイン

ナレッジマネジメントがうまくいっているか、いっていないかを判断するには、社員が必要な情報を見つけ、日々の業務で活用できているかどうかを確認する必要があります。

次のような状態が続いている場合は、現在の運用に問題がないか、見直しをした方がよいでしょう。

導入したツールが現場で使われていない

ナレッジを共有・管理するツールを導入しても、日々の業務で使う場面が少なかったり、操作に手間がかかったりすると、利用する社員はだんだん減っていきます。

その結果、ツール管理者や一部の部署の社員しか、ツールを使っていない状態になることもあります。

情報が更新されない状態が続いている

情報が更新されない状態が続くと、社員は掲載されている内容が現在も有効なのか不安を感じ、安心して業務に活用できなくなります。

誤った情報をもとに業務を進めるおそれがあるだけではなく、掲載されている情報への信頼も失われ、次第にツールを利用しなくなります。

必要な情報が見つからず、結局人に聞いている

社内に必要な情報が蓄積されていても、保存場所が分からなかったり、検索しても見つけられなかったりすれば、業務では活用されません。 

例えば、共有フォルダや社内チャット、メール、個人の資料などに情報が分散していると、どこに見たい情報があるのか、わからなくなってしまいます。

探すよりも、誰かに聞いた方が早い状態が続けば、ナレッジを確認する習慣が定着せず、質問を受ける社員に負担がかかるようになります。

投稿や更新が一部の社員に偏っている

• 登録の仕方がよくわからない
• 入力項目が多い
• 何をナレッジとして残せばよいのか判断できない

このような状況では、投稿や更新を行う社員が一部に偏り、運用がうまくいっているとは言えません。

その社員の負担が増える一方で、他の部署や担当者が持っている知識は、共有されにくくなります。

担当者がいないと運用が止まる

情報の整理や投稿内容の確認、情報を更新するかしないかの判断を特定の社員だけが担っていると、その人が忙しいときや不在時に運用が止まってしまいます。

また、担当者しか運用ルールを把握していないような状況では、異動や退職の際に運用を十分に引き継げないこともあります。

ナレッジマネジメントが失敗する原因

ナレッジマネジメントが失敗する原因は、ツールの導入目的や運用方法に問題があることが少なくありません。

「何のために情報を共有するのか」が曖昧なままでは、社内で共有すべき情報やどの場面でナレッジを活用すればいいのかを判断しにくくなります。

また、ツールを導入することが目的になり、実際の業務でどのように使うのかが決まっていないと、ツールを使う理由が分からなくなってしまいます。

ナレッジマネジメントの失敗を防ぐポイント

ナレッジマネジメントの失敗を防ぐには、ツールを導入した後も、実際の利用状況に合わせて運用を見直す必要があります。

まずは、次の点を確認します。

• 何のために情報を共有しているのか
• 実際の業務で必要とされる情報が登録されているか
• 誰が情報を登録・確認・更新するのか
• 情報の保存場所や書き方が統一されているか
• 社員が必要な情報を見つけられているか

大切なのは、社員が必要な情報をツールで見つけ、日々の業務で活用できる状態をキープすることです。

まとめ

ナレッジマネジメントがうまくいっていない場合は、ツールが使われているかどうかだけでなく、「情報が更新されているか」「必要な情報を見つけられるか」「投稿や管理が一部の社員に偏っていないか」といった点を確認します。

また、ナレッジマネジメントがうまくいかない背景には、情報共有の目的や運用方法が曖昧だったり、実際の業務で役立つ情報が登録されていないことがあります。

まずは、第1章で紹介した5つのサインの中で、自社に当てはまるものがないかを確認してください。

その上で、目的や担当者、情報の登録方法、分類方法、更新ルールのどこを見直す必要があるのかを整理します。

社員が必要な情報を見つけ、日々の業務で活用できる状態に戻すことが、ナレッジマネジメントを立て直す第一歩になります。