テキストコミュニケーションとは？｜定義や伝わる文章のコツを解説

テキストコミュニケーションとは？

テキストコミュニケーションとは、文字を用いた意思や情報の伝達方法です。

ビジネスでは、社内外を問わず、メールやチャット、プロジェクト管理ツールなど、さまざまな場面で文章によるやり取りが行われています。

対面や電話とは異なり、伝えたい内容を文字だけで相手に理解してもらう必要があります。

そのため、相手に伝わるように情報を整理し、表現を工夫することが求められます。

テキストコミュニケーションが求められる理由

ここでは、仕事でテキストコミュニケーションが求められる理由を紹介します。

メールやチャットでやり取りする機会が増えている

テレワークの普及やITツールの活用により、メールやチャットを使ったやり取りが一般的になっています。

特に、チャットで連絡や共有を行う場合は、短い文章で要点を正確に伝える必要があります。

文章が長すぎたり、必要な情報が不足していたりすると、相手が内容を理解するまでに時間がかかり、確認するためのやり取りも増えます。

スピードと正確性の両方が求められるビジネスでは、テキストで要点を分かりやすく伝える力が重要です。

やり取りを記録として残し、後から確認できる

口頭だけのやり取りでは、「言った・言わない」といった行き違いが生じることもありますが、メールやチャットであれば、「誰が」「いつ」「何を伝えたのか」を後から確認することができます。

テキストで残しておけば、過去のやり取りを見返して確認できるなど、認識の違いに気づくこともあります。

伝わりやすいテキストコミュニケーションの5つのコツ

テキストコミュニケーションでは、情報の不足や表現の曖昧さによって、意図が正しく伝わらないことがあります。

そのため、相手が内容を理解しやすい構成や書き方を意識することが大切です。

ここでは、ビジネスシーンで実践しやすい5つのポイントを紹介します。

必要な情報が抜けていないか確認する

相手に伝えるべき情報を整理する際には、5W1Hを意識すると、必要な情報の抜け漏れを確認しやすくなります。

5W1Hとは、「When（いつ）」「Where（どこで）」「Who（誰が）」「What（何を）」「Why（なぜ）」「How（どのように）」の6つの要素です。

ただし、すべての文章に6つの要素を入れる必要はありません。相手が内容を理解し、次の行動に移るために必要な情報がそろっているかを確認することが重要です。

例えば、「明日10時に営業会議を行います」だけでは、参加者や場所が分からない場合があります。「営業部メンバーを対象に、明日10時から第1会議室で営業会議を行います」と書けば、必要な情報をより具体的に伝えられます。

結論から書く

業務連絡や報告、依頼などをする場合は、結論や要点を先に書くと、読み手が内容を把握しやすくなります。

例えば、承認したことを伝える場合は、「〇〇の件は承認しました」と先に伝え、その後に理由や補足を添えるのがよいでしょう。

短時間で確認する場面でも、最初に要点が分かれば、その後の内容を読み進めやすくなります。

誰が何をするのかを明確にする

業務の依頼や指示では、「誰が何をするのか」が分かるように書くことが重要です。

例えば、複数人が参加しているチャットで「本日中に確認をお願いします」とだけ書くと、誰に何を確認してほしいのか分からないことがあります。

その場合は、「山田さん、本日中に〇〇の内容をご確認ください」のように対象を明確にすることが必要です。

一方、個別のチャットなど、誰に向けた依頼なのかが明らかな場合まで、毎回主語を入れる必要はありません。

読み手が「誰が何をすればよいのか」を判断できる文章になっているかを確認しましょう。

曖昧な表現を避ける

同じ表現でも、人によって受け取り方が異なる場合があります。

特に、期限や数量など、相手の行動や判断に関わる情報は、具体的に伝えることが重要です。 

例えば、「早めに対応してください」という表現では、「早め」が数時間以内なのか翌日までなのか、解釈が人によって分かれることがあります。

期限が決まっているのであれば、「本日17時までに対応をお願いします」と書くことで、認識のずれを防ぎやすくなります。 

「多めに」「少し」「なるべく早く」などの表現についても、具体的な条件を示せる場合は明確にしておきましょう。

すぐに回答できない場合は、ひとまず見通しを伝える

メールやチャットを受け取っても、内容によってはすぐに回答できないことがあります。

その場合は、ひとまず「確認後、本日中に返信します」「明日の午前中までに確認してご連絡します」など、いつ頃回答できるのかを伝えておくのがよいでしょう。

テキストコミュニケーションで冷たい印象を与えないコツ

テキストコミュニケーションは、文字だけでやり取りするため、意図せず冷たい印象やきつい印象を相手に与えてしまう場合があります。

例えば、「承知しました。」だけでも意味は伝わりますが、「承知しました。ありがとうございます。」とすることで、相手への感謝も伝えられます。

また、何かを依頼するときには、「お手数ですが」「恐れ入りますが」といったクッション言葉を使う方法もあります。

相手との関係や内容に合わせて、必要な配慮を文章に加えることが大切です。

ただし、丁寧さを意識するあまり、要点が伝わりにくくならないよう注意が必要です。

まとめ

テキストコミュニケーションでは、自分が伝えたい内容を書くだけでなく、受け取った相手がその文章をどう読むのかを考える必要があります。

送信ボタンを押す前に、「必要な情報はそろっているか」「誰が何をするのか分かるか」「期限や条件が曖昧になっていないか」を確認してみましょう。

また、すぐに回答できない場合には、返信の見通しを伝える配慮も必要です。

文章の内容だけでなく、相手にどのような印象を与えるかにも目を向けておきましょう。

普段送っているメールやチャットを振り返り、相手に考えさせたり、追加で確認しなくても内容を理解し、次の行動がとれる文章になっているかを見直してみましょう。